Laporan

Laporan (F X Soudjadi) adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada di antara mereka. Dengan demikian, laporan memiliki peranan penting untuk menjalin hubungan komunikasi antar pelaku yang terlibat di dalamnya (bawahan dan atasan) sehingga terwujud suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban yang efektif serta efisien. Secara garis besar manfaat dari laporan dalam suatu instansi adalah,

• Merupakan perwujudan dari responbility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
• Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
• Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.
• Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaaan.

Layaknya bentuk penulisan lainnya, laporan juga harus memenuhi beberapa syarat, antara lain

1. Clear. Jelas dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata yang mudah dipahami, dicerna dan dimengerti oleh pembaca.
2. Tepat sasaran. Tidak bertele-tele sehingga pembaca tidak bingung.
3. Complete. Mencakup segala aspek permasalahan dan terurut berdasarkan prioritas.
4. Tepat waktu dan cermat.
5. Consistent. Laporan didukung oleh data yang selalu akurat dan tidak berubah-ubah sehingga laporan lebih dapat dipercaya.
6. Objective and factual. Berdasarkan pada fakta di lapangan.
7. Ada timbal balik. Harus menumbuhkan minat dari pembaca dan dibuktikan dengan adanya respon dari pembaca.

Adapun langkah-langkah membuat suatu laporan, masih menurut F X Soudjadi, yakni sebagai berikut,

1. Pengumpulan data dan fakta. Pengumpulan data dapat dilakukan memlaui teknik wawancara, observasi, sampel, dan pengamatan.
2. Tabulating data dan fakta. Tabulating adalah proses mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukan logika hubungan anatara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
3. Membuat kerangka laporan. Kerangka biasanya terdiri dari pendahuluan, tubuh laporan, saran-saran, dan penutup. Untuk laporan resmi biasanya terdiri dari lebih banyak hal yaitu halaman judul, kata pengantar, daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, pendahuluan, tubuh laporan, kesimpulan dan saran, daftar pustaka, lampiran, serta daftar petunjuk.

Sumber: Materi pembelajaran yang dibaca dan diringkas.